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Arbeitszeiten dokumentieren

In meinem Beruf muss ich zwei sehr unterschiedliche Arbeitszeitmodelle unter einen Hut bringen: der Vormittag ist komplett durchstrukturiert, jede Minute ist verplant und von außen vorgegeben:

• 7.30 Uhr: Englisch, 7b,
• 8.20 Uhr: Biologie 10b,
• 9.05 Uhr: Pause – Besprechung mit einem Schüler bezüglich des anstehenden Referats usw.

Der Nachmittag hingegen hat keinerlei äußere Struktur: hier kann (und muss) ich mit meiner Zeit selbst haushalten. Ich empfinde das zumeist als großen Vorteil meines Jobs und genieße die Tatsache, dass ich nachmittags eine Kaffeepause einlegen kann, wann ich möchte oder dass ich bei schönem Wetter auch mal eine viertel Stunde an die frische Luft kann.

Wie mit jeder Freiheit muss man aber auch mit dieser umzugehen wissen.

In den ersten Monaten als Referendar fiel es mir sehr schwer, nach der Schule zügig wieder an die Arbeit zu gehen – mit dem Ergebnis, dass ich oft erst gegen fünf mit der Vorbereitung anfing und dann bis spät nachst am Schreibtisch saß. Das ist natürlich auf Dauer kein akzeptabler Zustand.

Inzwischen habe ich meine Nachmittage meistens ganz gut im Griff – allerdings steigt das Arbeitspensum als „richtiger“ Lehrer noch mal deutlich an, so dass es nicht immer reicht, einfach nur bald anzufangen. Für manch eine Stunde dauert die Vorbereitung einfach noch zu lange oder ich verbringe zu viel Zeit mit relativ unwichtigen Tätigkeiten.

Wer relativ frei arbeitet kennt vielleicht die Situation: der Nachmittag ist vorbei und man fragt sich, womit man seine Zeit eigentlich zugebracht hat. Auf der „done“ Liste steht erstaunlich wenig und doch war man die ganze Zeit irgendwie beschäftigt.

Um effizienter zu arbeiten, muss ich erst mal wissen, wie lange ich für welche Tätigkeiten brauche – das heißt: Arbeitszeiten dokumentieren. Dabei sollte die Dokumentation nicht auch noch Arbeit machen, sondern einfach und zügig in den Workflow intergrierbar sein. Genau das bietet der webbasierte Service Tickspot.

Das Herzstück von Tickspot ist eine einfache und übersichtliche Eingabemaske für Arbeitszeiten. Hier wählt man schnell einen „Kunden“, ein „Projekt“ und eine „Aufgabe“ aus (die hat man alle zuvor einmal angelegt) und trägt dann die Stunden ein, die man für diese Tätigkeit aufgewandt hat. Der einfache Aufruf der Seite bringt einen zum aktuellen Datum, man kann aber auch Stunden für andere Tage eintragen.

Tickspot bietet auch die Möglichkeit, mit mehreren Personen zusammen an einem Projekt zu arbeiten und kan außerdem die eingetragenen Stunden in verschiedenen Ansichten auswerten. In der kostenlosen Version hat man ein Projekt mit unbegrenzten Aufgaben zur Verfügung, was für meine Zwecke völlig ausreicht.

Als Schmankerl gibt es für Mac-Benutzer ein Dashboard Widget (etwas weiter unten auf der Seite, leider gibt es keinen direkten Link), das die Eingabe noch einfacher und schneller macht. Es hat zunächst eine Stoppuhrfunktion, um die Dauer einer Arbeit zu ermitteln.

Ist man mit einer Aufgabe fertig, kann man über den Button „Enter time“ die Daten an die Tickspot Website weiterreichen.

Insgesamt ein sehr gut gemachter Service, der übrigens von der Aufmachung und Bedienung etwas an die Webanwendungen von 37Signals erinnert.

Hindernisse überwinden

Die Weihnachtspause und der Beginn eines neuen Jahres sind ja willkommener Anlass, auf Reflexion zu schalten und sich zu überlegen, was man in Zukunft vielleicht anders und/oder besser machen könnte.

Für eine sehr tiefgreifende Beschäftigung mit diesem Thema empfehle ich Stephen Coveys Seven Habits of Highly Effective People. Dieses Buch stößt sehr profunde Gedanken an und bringt den Leser — wenn sie sich denn ernsthaft darauf einlässt — zu den wirklich wichtigen Fragen des eigenen Lebens.

Wenns nicht gleich ein ganzes Buch sein soll, kann ich einen Artikel von Mark Victor Hansen empfehlen: Rejecting Rejection (PDF) beschäftigt sich damit, wie man mit Hindernissen, Hürden, Niederlagen umgeht. Auch Hansen hat einige interessante Anregungen parat, wenn man sich nicht an der “Du-kannst-es-schaffen-ich-weiß-es”-Schreibe stört.

Hier einige Zitate:

There is never going to be the perfect moment to ask for what you want.

Most people would rather just slink back into their comfort zones and never try again. But comfort zones won’t get you anywhere.

We are not the center of everyon else’s universe — we are only the center of our own.

Benutzererlebnis

Jens Meiert hat einen interessanten Artikel über positive Benutzererlebnisse geschrieben. Ich selbst habe keine theoretische Grundlage zu diesem Thema, doch habe ich in letzter Zeit verstärkt darüber nachgedacht, da ich immer wieder Situationen erlebt habe, in denen Kommunikation (im weitesten Sinn) an einem negativen Nutzererlebnis scheiterte.

Der Begriff des Nutzererlebnisses (user experience) ist im Deutschen noch so wenig verbreitet wie das dahinter stehende Konzept. Jedoch lassen sich im Web als auch in praktisch jedem anderen Lebensbereich mit der Idee des Nutzererlebnisses viele Kontaktstellen zwischen Kunden auf der einen und Firmen oder anderen Institutionen auf der anderen Seite verstehen und optimieren.

Wenn ich die Hotline von T-Com anrufe und mir dort von einer Bandstimme gesagt wird, dass alle Leitungen besetzt sind und ich später wieder anrufen soll, ist das für mich ein negatives Nutzererlebnis.

Wenn ich bei Mediamarkt eine Frage zu einem Notebook habe und mir ein Mitarbeiter (den ich nach mehrminütiger Suche gefunden habe) nur schwammiges Zeug erzählt, weil er offenbar selbst keine Ahnung hat, so ist das ein negatives Nutzererlebnis.

Wenn ich in einem Online-Shop ein Buch kaufen möchte, die Website mich aber mit meinem Opera Browser nicht “reinlässt”, so ist das ein negatives Nutzererlebnis.

All diese Situationen haben gemeinsam, dass sie meine Beziehung zu der jeweiligen Firma tiefgreifend negativ beeinflussen. Wenn eine solche Situation beim ersten Kontakt auftritt, wird es keinen zweiten geben. Und dennoch wird wohl jeder aus eigener Erfahrung eine umfangreiche Liste solcher Beispiele erstellen können. Die Mehrzahl der Firmen, aber auch Behörden und andere Institutionen denken konsequent nicht aus der Sicht des Kunden. Das ist oftmals kaum nachzuvollziehen, wäre doch mit ein wenig gesundem Menschenverstand sofort klar, was eine kundenfreundliche Reaktion ist.

In der Computerindustrie, um diese einmal als Beispiel zu nehmen, scheint ein grundlegendes Problem die Komplexität der Produkte zu sein, die in keiner Weise durch verstärkte Bemühungen um ein positives Nutzererlebnis kompensiert wird. Man sollte annehmen, dass die Hersteller von teuren Produkten wie Computern sich einige Mühe geben, ihren Kunden den Umgang damit zu erleichtern. Doch das ist nicht der Fall. Ein nur auf CD verfügbares Handbuch und die alltäglichen Probleme mit der Inkompatibilität von Komponenten sind nur zwei Beispiele dafür, dass dem positiven Nutzererlebnis kaum Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Doch diese Vernachlässigung gilt keineswegs nur für Computer. Praktisch jedes technische Produkt könnte (und sollte) ein besseres Nutzererlebnis bieten. Handys, Videorekorder, Digitalkameras, Telefone—in allen Sparten fallen einem nach kurzem Nachdenken Situationen ein, in denen ein Aspekt des Produkts oder des Kundenservice für Frust sorgte.

Die Vernachlässigung des Nutzererlebnisses führt dazu, dass die Mehrheit der Techniknutzer regelmäßig “Technikfrust” erlebt und dadurch ein gestörtes Verhältnis zur “der Technik” entwickelt. Es erscheint auf den ersten Blick erstaunlich, wie viele Menschen nur dann einen Videorekorder, einen Beamer oder die DVD Software ihres Computers bedienen können, wenn alles auf Anhiebt glatt geht. Sobald eine Situation auftritt, die von Standard abweicht, scheitert die Bedienung und der Nutzer fühlt sich gänzlich hilflos. Auf den zweiten Blick ist man nicht mehr über die gescheiterte Bedienung, sondern über das nachlässige Design von Produkten und Interaktionselementen erstaunt.

Die Hersteller könnten dem begegnen, indem sie im Vorfeld die möglichen Fehlerquellen ermitteln und die Bedienung auch in diesen Situationen klar und unmissverständlich gestalten. So würde das Nutzererlebnis verbessert und die Beziehung von Mensch und Technik, aber auch die zwischen Kunden und Hersteller, wäre gesünder. Für Websites propagiert das Buch Defensive Design for the Web (das ich leider noch nicht selbst gelesen habe) diesen Ansatz. In anderen Produktbereichen gibt es ebenfalls Literatur zum Thema Nutzererlebnis doch scheint es mir, als ob die Hersteller von Produkten diesen Aspekt immer noch vernachlässigen.

Man muss allerdings einräumen, dass die Kunden in erster Linie auf die “Features” eines Produkts und einen niedrigen Preis Wert zu legen scheinen. Ein positives Nutzererlebnis ist in der Regel eben erst nach dem Kauf zu spüren, so dass sich dann zwar Frust breit macht, der aber auf die nächste Kaufentscheidung kaum Einfluss hat.

Die Mai Ausgabe von GEO bringt einen Artikel zum Aspekt des Technikfrustes, der mit vielen Beispielen aufwartet und auch Lösungsmöglichkeiten aufzeigt.