ak|weblog

Dies ist der letzte Beitrag dieses Blogs – es geht woanders weiter

Am 14. Januar 2004 habe ich den ersten Beitrag dieses Blogs geschrieben. Damals habe ich noch studiert. In der Zwischenzeit habe ich die Uni abgeschlossen, Referendariat gemacht und bin nun voll berufstätig. Die Interessen haben sich inzwischen etwas verschoben, die verfügbare Freizeit ist deutlich weniger geworden.

Meine Aktivitäten im Netz haben nun einen deutlichen Schul- und Bildungsschwerpunkt und finden auf rete-mirabile.net statt. Daneben habe ich vor einiger Zeit Posterous entdeckt und dort ein Sideblog eingerichtet: Ein Ort, an dem ich Interessante Fundstücke aus dem Netz poste – immer mal wieder aufgelockert mit einigen selbst geschossenen Fotos.

Ich hatte mit „ak|weblog“ noch nicht ganz abgeschlossen, obwohl seit 2008 kaum noch Beiträge hier erschienen sind. Nun habe ich mich entschieden, dieses Blog dicht zu machen. Bleibt es in der Schwebe, bindet es meine Energie, weil ich immer mal wieder darüber nachdenke, doch noch mal was zu posten. Die bestehenden Inhalte bleiben natürlich online. Ich möchte dieses Blog lediglich für mich abhaken.

Den immerhin noch ca. 150 Feed-Abonnenten lege ich meine beiden anderen Blogs: rete-mirabile.net und Notes at the side ans Herz. Es stehen dort zwar andere Themen im Mittelpunkt als das auf ak|weblog der Fall war, aber vielleicht ist ja doch etwas Interessantes dabei. Der Feed von ak|weblog wird in den nächsten Wochen dann zunächst Inhalte von „Notes at the side“ zeigen bevor ich ihn lösche.

Der globale Feed von andreas-kalt.de wird allerdings bestehen bleiben, denn Buchtipps oder Tutorials werden sehr wahrscheinlich immer mal wieder dazu kommen – wenn auch in größeren zeitlichen Abständen.

Ich bedanke mich für das Interesse und hoffe, Ihr habt in den letzten sechs Jahren mit Gewinn hier mitgelesen.

AK

Dinge erledigt kriegen: GTD reduziert auf das Wesentliche

Jeder möchte seine Sachen erldigt kriegen. Doch allzu oft bleiben eben doch Dinge liegen, werden vergessen, besiegt das Chaos die Struktur. David Allen versucht mit seinem Buch und Konzept Getting Things Done (kurz: GTD) — wie viele andere vor ihm — das Chaos zurück zu drängen und strukturiertes Arbeiten zu fördern. Dazu hat er ein ausgefeiltes System entwickelt — und darin liegt das Problem…

Seit Jahren ist GTD der letzte Schrei wenn es um Produktivität geht. Ich habe die Blogs und Rezensionen immer mal wieder gesichtet, habe mit dem Gedanken gespielt, das Buch zu kaufen, GTD auszuprobieren. Eines hat mich aber immer abgehalten: schon beim oberflächlichen Kontakt mit dem „System GTD“ konnte ich mich des Eindrucks nicht erwehren, dass man jede Menge Zeit mit dem organisatorischen Rahmen verbringt: Sammeln, ordnen, nächste Handlungen finden, Durchsehen, Archivieren etc. Irgendwie schien mir das ziemlich viel „Getting Things“ und zu wenig „Done“. Das System scheint für viele Leute zu funktionieren, doch ich persönlich fand es zu schwerfällig.

Andererseits habe ich in den letzten Monaten eine Fülle zusätzlicher Aufgaben zu erledigen, die außerdem oft sehr langfristig angelegt und insgesamt sehr verschieden sind. Mein altes System (ein paar Backpack Seiten mit To-Do Listen), war dem nicht mehr angemessen.

Bei der Suche nach einem besseren System zur Organisation von Beruf und Alltag bin ich dann wieder mal bei GTD gelandet. Nur dass ich dieses Mal auf einige konkrete Aspekte daraus aufmerksam wurde, die ich zuvor übersehen hatte und die tatsächlich sehr nützlich sind. Ich habe mir nun diejenigen Aspekte von GTD rausgepickt, die sich ohne eine mehrmonatige Ausbildung anwenden lassen. Möglicherweise erkäre und verwende ich die Begriffe nicht richtig (wie gesagt: ich habe das Buch nicht gelesen). Es soll aber hier um eine pragmatische und nicht um eine dogmatische Auslegung von Getting Things Done gehen.

GTD essentials

Projekte und Kontexte: Ein Aspekt von GTD, der mir sofort einleuchtete, ist die Gliederung von Aufgaben nach zwei verschiedenen Kriterien: „Projekte“ und „Kontexte“. Jede Aufgabe lässt sich einem Projekt und einem Kontext zuordnen und daher auch auf zwei verschiedenen Wegen anpacken. Man kann sich die Sortierung wie eine Tabelle vorstellen, in der jede Spalte ein Kontext und jede Zeile ein Projekt ist.

Ein Beispiel: Ich möchte für den Biologieunterricht einen Versuch vorbereiten und brauche dafür den Unterrichstverlauf und die Materialien für das Experiment. Diese Aufgaben gehören beide zum Projekt „Unterricht“. Sie finden allerdings in verschiedenen Kontexten statt: den Unterrichtsverlauf plane ich zu Hause, die Materialien muss ich in der Schule zusammen suchen. Dementsprechend ordne ich beide Aufgaben dem Projekt „Unterricht“ zu, die Planung dem Kontext „zu Hause“ und die Materialsuche dem Kontext „Schule“.

Diese doppelte Sortierung ist insofern praktisch, als ich mir z.B. eine Liste machen kann mit allen Aufgaben, die ich in der Schule erledigen muss und auch nur dort erledigen kann. Diese Aufgaben sind gar nicht „auf meinem Schirm“, wenn ich zu Hause bin, denn dort kann ich sie ohnehin nicht erledigen.

Gleichzeitig kann ich im Projekt „Unterricht“ inhaltlich alles nacheinander planen, was zusammen gehört und kümmere mich erst im zweiten Schritt darum, welchem Kontext jede Aufgabe zuzuordnen ist. Wenn es dann ans Abarbeiten geht, schaue ich mir nur die Aufgaben an, die ich im aktuellen Kontext auch erledigen kann.

Inbox: Das Konzept der Inbox bedeutet, dass man Aufgaben zunächst zügig „aus dem Kopf“ bekommt, indem man sie in eine unsortierte „Ablageschale“ legt, die „Inbox“. Wenn mir also etwas einfällt, schreibe ich es gleich auf. Ich kümmere mich aber noch nicht darum, zu welchem Projekt oder Kontext die Aufgabe gehört. Sie ist für den Moment einfach festgehalten, ich muss micht nicht mehr darum sorgen und kann konzentriert an anderen Dingen arbeiten.

In kurzem Abständen schaue ich mit die Dinge in der Inbox an und ordne sie einem Projekt und einem Kontext zu. Dort reihen sie sich ein und warten geduldig darauf, erledigt zu werden.

Fazit

Diese beiden Aspekte von Getting Things Done reichen mir, um meine Aufgaben strukturiert und für mich befriedigend zu erledigen. Vor allem die Filterung nach Projekt und Kontext war für mich ein entscheidender Schritt. Viele weitere Aspekte von GTD („Next Actions“, wöchentliche Durchsicht etc.) fühlen sich für mich schon nach zu viel Overhead an, denn oft muss ich z.B. nicht explizit festlegen, was die nächste Handlung ist – das ergibt sich meist von selbst oder ist nicht wichtig.

Eine „Entdeckung“ hat allerdings noch erheblichen Anteil am strukturierten Arbeiten: ohne ein leistungsfähiges und anpassungsfähiges Programm würde mein persönliches „Essential-GTD“ System nicht funktionieren. Welche GTD-Programme es für den Mac gibt und welches ich benutze, folgt im nächsten Beitrag zum Thema.

Hindernisse überwinden

Die Weihnachtspause und der Beginn eines neuen Jahres sind ja willkommener Anlass, auf Reflexion zu schalten und sich zu überlegen, was man in Zukunft vielleicht anders und/oder besser machen könnte.

Für eine sehr tiefgreifende Beschäftigung mit diesem Thema empfehle ich Stephen Coveys Seven Habits of Highly Effective People. Dieses Buch stößt sehr profunde Gedanken an und bringt den Leser — wenn sie sich denn ernsthaft darauf einlässt — zu den wirklich wichtigen Fragen des eigenen Lebens.

Wenns nicht gleich ein ganzes Buch sein soll, kann ich einen Artikel von Mark Victor Hansen empfehlen: Rejecting Rejection (PDF) beschäftigt sich damit, wie man mit Hindernissen, Hürden, Niederlagen umgeht. Auch Hansen hat einige interessante Anregungen parat, wenn man sich nicht an der “Du-kannst-es-schaffen-ich-weiß-es”-Schreibe stört.

Hier einige Zitate:

There is never going to be the perfect moment to ask for what you want.

Most people would rather just slink back into their comfort zones and never try again. But comfort zones won’t get you anywhere.

We are not the center of everyon else’s universe — we are only the center of our own.