Donnerstag, 02. August 2007
Richtig schön schreiben
„Type is what language looks like.“
Mit diesem schönen Satz beginnt Ellen Luptons ebenso schönes Buch Thinking with Type.
Typographie hat es mir angetan. Ich bin immer wieder fasziniert davon, wie schön manche Buchstaben geschnitten sind, wie sie wirken können und wie subtil gute Schriftenentwerfer (oder besser type artists) mit winzigen Änderungen in der Strichstärke oder mit den Winkeln von Serifen spielen.
Ein Beispiel für hervorragende „Alltagstypographie“ ist die Zeitschrift The Economist, welche die ITC Officina von Erik Spiekermann für Überschriften und Navigation sowie eine eigens für die Zeitschrift gestaltete Type für den Fließtext meisterhaft verwendet. Das ist in jedem Artikel Profi-Arbeit, wie sie sein soll (so weit ich das beurteilen kann).
Wer etwas über Typographie im Web und auf Papier lernen möchte, kann z.B. bei Gerrit van Aakens schönen ‚Freie Schriften‘-Essays beginnen, in denen er kostenlose Schriften vorstellt. In weiteren Essays stellt er verschiedene typographische Aspekte dar (einfach mal durch die Liste stöbern). Vor allem den Sonderzeichen Essay sollten man ausführlich wirken lassen.
Noch detaillierter wird es bei Richard Rutters The Elements of Typographic Style Applied to the Web. Hier kann man sich richtig vertiefen.
Ellen Luptons oben genanntes Buch Thinking with Type ist ebenfalls zu empfehlen genauso wie Erik Spiekermanns ÜberSchrift (auch wenn der englische Titel deutlich schöner ist: Stop stealing sheep and find out how type works.
Mittwoch, 01. August 2007
Why isn’t it done yet?
What are you working on and why isn’t it done yet? You may have great reason, but it’s still a great question to ask from time to time. What’s holding things up?
Bei Signal vs. Noise stellt Jason Fried diese simple Frage und betont, wie nützlich sie sein kann. Ständig arbeitet man an Aufgaben, von denen manche irgendwie nicht fertig werden — warum eigentlich nicht?
Es gibt sicherlich viele verschiedene Antworten. Aber einige sind doch typisch und tauchen immer wieder auf.
Kleinigkeiten später ↔ Kleinigkeiten sofort — Seit ich losen Kontakt zu den Ideen von ‚Getting Things Done‘ (GTD) hatte, ist mir ein Aufschubgrund aufgefallen, den ich vorher nicht bewusst wahrgenommen hatte: viele Leute neigen anscheinend dazu, Kleinigkeiten auf einen unsortierten Stapel zu legen. Dieser wächst und irgendwann ist das Abarbeiten ziemlich anstrengend und aus den Kleinigkeiten ist ein großer Aufgabenberg geworden. „Getting Things Done“ hat daher einen nützlichen Grundsatz:
Wenn eine Aufgabe in zwei (oder auch fünf) Minuten zu bearbeiten ist, erledige sie sofort.
Egal was man gerade tut, eine so kurze Unterbrechung ist meist kein Problem und schafft etwas aus dem Weg, was sonst den Berg von Kleinigkeiten weiter vergrößern würde.
Die Aufgabe als Projekt — Auch wieder inspiriert von GTD: manche Aufgaben werden nicht erledigt, weil sie komplexer sind als man sich eingesteht. Man hat sich vielleicht einen einzelnen Punkt auf der To-Do Liste notiert, der da schon seit Tagen unerledigt rumhängt. Bei näherem Hinsehen wird klar, dass dieser einzelne Punkt in Wirklichkeit aus vier, fünf Teilpunkten besteht (und in der GTD Sprache ein „Projekt“ ist). Man hat das vielleicht irgendwie wahrgenommen, aber nicht bewusst so gedacht. Wenn man die einzelnen Aufgaben trennt und strukturiert, geht das Abarbeiten oft zügiger von der Hand.
Struktur für wiederkehrende Aufgaben — Viele meiner Aufgaben sind umfangreich und kommen regelmäßig wieder, z.B. die Korrektur von Klassenarbeiten oder die Vorbereitung von Unterricht. Wenn so etwas mit einem „Lieber-Erst-Später-Gefühl“ einhergeht, dann hat man möglicherweise noch nicht die richtige Herangehensweise etabliert. Man mogelt sich jedesmal durch die Aufgabe durch. Es kann sehr produktiv sein, zunächst die nötigen Rahmenbedingungen zu schaffen, um diese Aufgaben künftig einheitlich und geordnet zu erledigen (z.B. ein Raster für die Erstellung und Korrektur der Klassenarbeiten oder ein Vorlagendokument für die Unterrichtsvorbereitung).
Weniger Aufgaben — Viele Dinge bleiben liegen, weil man keine Zeit für sie hat. Nun kann man sicherlich gerade im Beruf die Aufgabenfülle nicht einfach beliebig reduzieren. Doch manche Aufgaben sind auch selbst gemacht. Man hat vielleicht drei Zeitschriften abonniert, deren Themen allesamt sehr interessant sind. Jeden Monat kommen sie ins Haus und verlangen nun, gelesen zu werden. Der ungelesene Stapel wird immer höher und der „Druck“ steigt. Wenn dieses „Abarbeiten“ zum „Druck“ wird und man sich überlegen muss, wann man die (als freizeitliche Erholung gedachte) Lektüre noch „erledigen“ könnte, ist der Rotstift angesagt. Zwei Zeitschriten weniger spart Zeit, Geld und macht zufriedener. Die Informationsflut ist als Ganzes ohnehin nicht zu bewältigen, da kommt es auf ein paar Byte Information mehr oder weniger nicht an.
Schweinehund — Für manche Aufgaben ist die Erklärung des Aufschubs ganz einfach: man hat keine Lust dazu. Für diesen Fall hilft wohl nur Überwindung und ein kräftiger Selbsttritt an die richtige Stelle :-).
Samstag, 02. Juni 2007
Tags, tags, tags
Ordner gabs früher. Heute gibts Tags. Das ist meist eine gute Sache, kann aber auch ins Chaos führen. Aber fangen wir vorne an.
Wenn man Unterlagen oder Informationen mit Ordnern verwalten möchte, hat mein ein grundsätzliches Problem zu lösen: man muss sich bei jedem Stück Information entscheiden, in welchen Ordner es gehört, denn man kann es nur an einer Stelle ablegen. Wenn man etwas dann später wieder sucht, kann man nur darauf hoffen, dass das Hirn noch genauso tickt und denkt, wie beim Ablegen, denn nur dann wird man im richtigen Ordner suchen. Das ist natürlich nicht immer der Fall — die meisten Informationen oder Unterlagen sind nicht eindeutig zuzuordnen, sondern könnten in verschiedenen Ordnern landen.
Bei der Ablage in Papierform kann man dieses Problem nur lösen, indem man sich im Voraus ein möglichst durchdachtes und flexibles Ordnungsprinzip ausdenkt und sich dann konsequent daran hält.
Will man Ordnung auf dem Computer halten, gibt es glücklicherweise noch eine zweite gute Möglichkeit: Tags.
Wörtlich übersetzt ist ein tag ein Anhängsel, ein Schildchen, auf dem z.B. der Preis eines Produktes drauf steht oder das den Besitzer eines Gepächstückes nennt. In der digitalen Welt sind Tags sogenannte Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Wenn ich eine Datei z.B. mit den Begriffen „steuer“ und „2007“ tagge, dann füge ich Metainformation zu dieser Datei hinzu, ich beschreibe die enthaltenen Daten, indem ich sage „Das gehört zum Thema ‚Steuer‘ und zum Thema ‚2007‘“.
Hier sieht man schon den grundlegenden Vorteil: in der Ordnermetapher hätte ich mich für den Ordner „Steuer“ oder den Ordner „2007“ entscheiden müssen (oder ich hätte einen Steuerordner 2007 angelegt, aber auch das wäre recht unflexibel).
Weil die meisten Objekte, die man im Alltag sortieren und wieder finden muss, zu mehreren Gruppen gleichzeitig gehören, sind Tags meines Erachtens besser für die Anforderungen der Daten- und Dokumentverwaltung geeignet.
Vorteil: keine starre Struktur, Nachteil: keine …
Tags haben noch einen Vorteil: sie sind nicht hierarchisch, sondern unstrukuriert, d.h. ich muss die Objekte nicht in ein festes Sortierschema zwängen, sondern gebe ihnen grob verschiedene Tags, die den Inhalt eines Objekts möglichst gut beschreiben. Allerdings haben Tags auch einen nicht unerheblichen Nachteil: sie sind nicht hierarchisch, sondern unstrukturiert — ja was denn nun?
Die Fehlen einer festen Datenstruktur birgt sowohl ein großes Potential als auch eine gewisse Problematik: die lose Beschreibung mit Metadaten und die anschließende Suche nach diesen Metadaten macht das Tagsystem sehr flexibel und einfach zu handhaben. Wenn man aber einfach wild drauf los taggt, kommen am Ende womöglich Metadaten raus, die bei der Suche oder Sortierung überhaupt nicht nützlich sind.
Ein Beispiel: meine ersten Erfahrungen mit Tags habe ich bei del.icio.us gemacht. Ich habe meinen Bookmarks munter alle möglichen Tags verpasst und später festgestellt, dass ich viele davon nur ein oder zwei Mal verwendet habe. Das macht natürlich keinen Sinn, denn so helfen mir die Metadaten nicht, meine Datensammlung zu strukturieren. So gut ich nach einem einzelnen Tag suche, kann ich auch nach dem Bookmark selbst suchen.
Tags bringen nur dann etwas, wenn sie einen gewissen Schema folgen, so dass man — basierend auf den Tags — Daten gruppieren und ordnen kann. In verschiedenen Programmen und in Mac OS X findet sich dieses Prinzip in so genannten „Intelligenten Ordnern“ oder „SmartFolders“ wieder, die im Prinzip nichts anderes sind, als eine gespeicherte Suche nach bestimmten Kriterien der Metadaten. Wer iTunes benutzt, kennt das Prinzip als „Intelligente Wiedergabeliste“.
Tags auf der Festplatte
Inzwischen benutze ich Tags auch für meine Dateien, weil Spotlight (die eingebaute Suchfunktion von Mac OS X) auch die sogenannten „Kommentare“ von Dateien durchsucht, in denen man Tags ablegen kann. Damit mir aber nicht hunderte verschiedener Tags um die Ohren fliegen, habe ich versucht, die möglichen Tags in verschiedene Bereiche einzuteilen und diese dann im Kopf durch zu gehen, wenn ich eine Datei tagge. Diese Bereiche sind für mich:
- Kontext (Schule oder Privat)
- Zielgruppe (Lehrer, Schüler)
- Fach (Englisch, Biologie, Erdkunde etc.)
- Verwendung (Material, Arbeitsblatt, Information, Verwaltung etc.)
- Jahrgangsstufe (05, 06, 07 etc.)
- Inhalt (5-6 Tags, die den Inhalt möglichst gut beschreiben)
- Quelle
Dieses Raster ist noch nicht wirklich ausgereift und bisher vor allem für Dateien im Kontext „Schule“ ausgelegt. Nicht jede Metadaten-Kategorie ist immer anwendbar oder nötig, aber beim Verschlagworten von Dateien versuche ich, diese Oberbegriffe durchzugehen, damit ich keine essentiellen Aspekte vergesse.
Das System ist noch zu jung, als dass ich Erfahrungen mit dem Wiederfinden hätte — bisher habe ich nur Daten „eingespeist“. Man darf also gespannt sein, ob das strukturierte „Entnehmen“ von Daten dann auch wirklich funktioniert :-).
Dienstag, 29. Mai 2007
Neues CSS Tutorial: Die ausgewählte Seite in der Navigation hervorheben
Meine beiden ‚Menü mit Rollover‘ -Tutorials scheinen gut anzukommen. Allerdings fragt in regelmäßigen Abständen jemand per eMail, wie man denn eine ausgewählte Seite in der Navigation hervorheben könne.
Um diese Frage künftig schneller zu beantworten, habe ich ein neues Tutorial dazu geschrieben: Die ausgewählte Seite in einer Navigation hervorheben.
Donnerstag, 17. Mai 2007
Getting Things Done mit dem Mac
In meinem letzten Beitrag über ein Getting Things Done System, das sich auf das Wesentliche konzentriert, hatte ich erwähnt, dass für mich persönlich ein flexibles und leistungsfähiges Computer- (sprich: Mac-) Programm essentiell ist. Ich habe ausführlich nach Programmen gesucht und für den Mac vier Anwendungen gefunden, die ich näher getestet habe.
Ghostaction
Ghostaction ist ein sehr schlichtes aber funktionales GTD-Programm für den Mac: es bietet drei verschiedene Ansichten: Contexts, Projects und Actions. Die ersten beiden sind innerhalb von GTD selbsterklärend, Actions listet alle Aufgaben ungefiltet auf. Ghostaction lässt sich leicht und unkompliziert bedienen (der Kalender zum einfachen Festlegen von Deadlines ist sehr praktisch) und hat eine übersichtliche Benutzeroberfläche.
Die „brushed metal“ Optik sieht inzwischen etwas angestaubt aus, aber das muss bei einem funktionalen Programm nicht stören.
Weitere nützliche Funktionen sind die Synchronisation mit iCal und per iSync auf geeignete Mobilgeräte sowie die ausgefeilte Druckfunktion. Außerdem kann man die Aufgaben nach mehreren Spalten gleichzeitig sortieren.
Ghostaction ist ein GTD Programm, das sich auf das Wesentliche reduziert — und das dann solide erledigt. Mir persönlich war Ghostaction aber nicht flexibel genug, außerdem fehlen einige Funktionen, die ich nützlich finde: z.B. kann man nur sehr begrenzt Notizen für eine Aufgabe eingeben. Da Ghostaction $20 kostet, habe ich es beim Test bewenden lassen.
Actiontastic
Actiontastic ist prinzipiell genauso aufgebaut wie Ghostaction und bietet auch einen ähnlichen Funktionsumfang. Das Programm ist seit kurzem kostenlos. Die Notizfunktion ist etwas besser als bei Ghostaction, allerdings fehlt der Kalender zur raschen Eingabe von Daten. Da man beim manuellen Tippen eines Datums nicht das in Deutschland übliche TT.MM.JJJJ Format verwenden kann, ist das schon mal eine ziemlich Hürde bei der Benutzung.
Was mir ebenfalls fehlt, ist die Sortierung von Listen nach mehreren Spalten, z.B. (1) nach Kontext und (2) nach Fälligkeitsdatum. Ohne diese Möglichkeit ist die Listendarstellung oft recht konfus und unübersichtlich. Auch eine Druckfunktion gibt es nicht, womit Actiontastic für mich aus dem Rennen war.
Zwar bietet es ebenfalls Synchronisierung mit iCal und mobilen Geräten, doch alles in allem war den Funktionsumfang für mich nicht ausreichend.
Inbox
Umso gespannter war ich auf Inbox — dieses Programm sieht schon in den Screenshots auf der Produktwebsite sehr vielversprechend aus. Das Design und die Typographie sind sehr ansprechend und bezüglich der Funktionen hat Inbox einiges mehr zu bieten als Ghostaction und Actiontastic. Zwar war ich überrascht über den recht hohen Preis von $35, doch wenn ein Programm richtig gut ist und ich es täglich benutze, wäre mir das diesen Preis wert.
Inbox orientiert sich von allen GTD Programmen am engsten an David Allens Konzept. Die Sidebar von Inbox ist entsprechend der fünf GTD Schritte organisiert: Collect, Process, Organize, Review, Work (plus Reference als Ablage). Und da liegt für mich dann schon wieder ein erheblicher Nachteil: es ist ziemlich aufwändig, sich mit Inbox zu organisieren. Mit schien es fast unmöglich, einfach nur eine simple To-Do Liste zu erstellen. Eingaben laufen nur über die Inbox, diese muss man dann bearbeiten, was auch einige Teilschritte und ein „Processing panel“ umfasst — insgesamt ziemlich viel Klickerei. Für ein Programm, das mir helfen möchte, meine Arbeit zu organisieren, hält mich Inbox ziemlich lange von der Arbeit ab (das ist zumindest mein Eindruck).
Zwar bin ich immer noch begeistert von der „Schönheit“ des Programms — es ist wirklich eine Augenweide. Doch $35 und die genannten Nachteile haben auch Inbox aus dem Rennen geworfen.
iGTD
Glücklicherweise bin ich dann doch noch auf ein Programm gestoßen, das mich inzwischen rundum überzeugt: iGTD, das von Bartek Bargiel quasi als Hobby und kostenlos entwickelt wird.
Bartek, mit dem ich inzwischen regelmäßig Ideen für die Weiterentwicklung von iGTD austausche, legt ein unglaubliches Tempo bei der Umsetzung von Features vor, so dass iGTD in den letzten Wochen enorm viele nützliche Funktionen dazu gewonnen hat. Für mich sind die wichtigsten Punkte:
- Sowohl Projekte als auch Kontexte können verschachtelt werden, d.h. ein Projekt kann mehrere „Unterprojekte“, ein Kontext mehre „Unterkontexte“ haben.
- Die Sortierung der Aufgaben kann nach mehreren Kriterien oder auch von Hand per Drag & Drop bzw. mit der Tastatur erfolgen.
- Die Bedienung mit der Tastatur ist sehr ausgefeilt.
- Jede Aufgabe hat ein Anfangs- und ein Fälligkeitsdatum. Beide können schnell mit Hilfe eines Kalenders festgelegt werden. Vor allem das Anfangsdatum hilft beim konzentrierten Arbeiten, denn ich kann z.B. Aufgaben ausblenden, die noch nicht „angefangen“ haben.
- Neben diesem Mechanismus kann ich manuell Aufgaben mit einer Markierung (flag) versehen und dann nur markierte Aufgaben zeigen. Diese zweite Sortiermöglichkeit bringt viel Flexibilität.
- Jeder Aufgabe kann ich Links und/oder Adressbuchkontakte zuordnen. Links können z.B. Dateien sein, die ich per Drag & Drop aus dem Finder in iGTD ziehen kann, oder ich kann URLs nach iGTD kopieren bzw. per Hotkey direkt aus dem Browser zu iGTD schicken.
- Eingaben in die Inbox und sogar in einzelne Projekte/Kontexte können extrem schnell mit Quicksilver gemacht werden.
Das ist zwar eine beeindruckende, doch keineswegs vollständige Liste der Funktionen von iGTD. Für mich ist das Programm binnen kürzester Zeit zum Dreh- und Angelpunkt meiner täglichen Arbeit geworden. Es ist leicht zu bedienen und passt sich durch seine vielfältigen Filter- und Sortiermöglichkeiten sehr gut dem individuellen Workflow des Benutzers an. Da es auch noch kostenlos ist, kann ich iGTD uneingeschränkt empfehlen.
P.S. Die OmniGroup hat vor wenigen Tagen ihr lang erwartetes GTD Programm OmniFocus für einen geschlossenen Beta-Test freigegeben. Die Qualität anderer Software von Omni (z.B. OmniWeb, OmniOutliner) ist sehr gut, so dass OmniFocus möglicherweise auch ein ernsthafter Konkurrent für iGTD wird. Allerdings wird OmniFocus nicht kostenlos sein.